Dokumentenmanagementsystem

Das Dokumentenmanagementsystem

Im Unternehmen hat man es mit allerlei verwaltungstechnischen Aufgaben und zahlreichen Dokumenten zu tun, die gepflegt und verwaltet werden müssen. Um hier verbesserte Arbeitsprozesse zu schaffen, bedienen sich immer mehr Firmen dem Dokumentenmanagementsystem und den Vorteilen der sogenannten Hybridmail. Als erfahrenes Postunternehmen möchten wir Ihnen das Dokumentenmanagementsystem genauer vorstellen.

Dokumentenmanagementsystem – Was ist das?

Als Dokumentenmanagement wird die datenbankgestützte Verwaltung von digitalisierten bzw. elektronischen Dokumenten bezeichnet. Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Software-Lösung, welche Unternehmen alle Verwaltungsfunktionen für große Dateibestände zur Verfügung stellt. Die Dokumente können eingepflegt und ausgedruckt werden und anhand verschiedener Kriterien, wie Größe, Dateiname, Erstellungsdatum etc. sortiert werden, um den Zugriff auf bestimmte Daten zu erleichtern. Besonders geeignet ist das Dokumentenmanagementsystem, wenn man ein papierloses Büro betreiben möchte.

Inputmanagement

Hierunter versteht man die digitale Erfassung von Geschäftsinhalten und deren Einbindung in das Dokumentenmanagementsystem. Gerade bei der Umstellung zur neuen Verwaltungsmethode sind zahlreiche Schriftstücke vorhanden, die es in die Software-Lösung zu integrieren gilt. Diese Dokumente müssen digitalisiert werden. Das ist durch das Scannen der Dokumente und anschließendes Einfügen in das Dokumentenmanagementsystem möglich.

Output-Management

Darunter ist die Erstellung und Verteilung von elektronischen Dateien in physisch vorliegende Dokumente für firmeninterne und externe Empfänger. Speziell im Dokumentenmanagementsystem werden Ihre elektronischen Dokumente gedruckt, kuvertiert und in herkömmlicher Papierform an die Empfänger versendet. So erhalten Ihre Kunden wichtige Dokumente in handfester Form und Sie sparen trotzdem an Material und Kosten ein. Das Output-Management können Unternehmen selbst durchführen oder dafür externe Dienstleister engagieren. Hierbei übersenden Sie Ihre am Computer verfassten Textdokumente in den gängigen Formaten an ein Portal. Anschließend bündelt, druckt und verschickt der Dienstleister Ihre Briefe für Sie. Neben Druckergeräten und Kuvertiermaschinen sparen Sie so auch an Arbeitsaufwand. Wir von Postdienst.de stehen Ihnen gerne bei der Realisierung Ihres Output-Managements zur Verfügung.

Die Vorteile der Software-Lösung:

  • Erleichterung des Workflows, da alle Verwaltungsaufgaben über die Software-Lösung verlaufen
  • Kosten- und Materialeinsparung, da keine Papiere, Drucker etc. benötigt werden
  • Kurze Suchzeiten von Dokumenten, da diese anhand verschiedener Kriterien selektiert und ausgewählt werden können
  • Zügiger Informationsfluss, da Dokumente schnell von einer Abteilung in die nächste gelangen können
  • Revisionssichere Archivierung, da online eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller – Bearbeitungen möglich ist
  • Hohe Datensicherheit, dank integriertem Antivirus-Programm, BackUp-Erstellungen und Schutz vor Systemausfällen

Fazit

Wie Sie sehen, erleichtert ein Dokumentenmanagementsystem Ihre Geschäftsprozesse erheblich. Nicht nur, dass Sie Ihre Dokumente elektronisch verwalten können – Sie sparen dadurch an Material und Kosten, können Änderungen der Dokumente lückenlos nachvollziehen und profitieren neben dem Praktischen von einer höchst sicheren Verwahrung Ihrer Dateien. Wenn Sie sich genauer über solche Lösungen informieren möchten, so lesen Sie doch gerne durch unseren Blog oder unsere Website. Wir bieten Ihnen zusätzlich verschiedene Postversandlösungen an. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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