Post digitalisieren

Post digitalisieren – Im Zeitalter des digitalen Wandels

Das Internet und die Digitalisierung von Dokumenten haben eine beachtliche Stellung im alltäglichen Leben angenommen. Die Kommunikation findet vornehmlich über das Internet statt und Konsumgüter wie Musik oder Bücher sind ebenfalls zum Großteil digital erhältlich. Selbst herkömmliche Post wird in zahlreichen Unternehmen digitalisiert oder von vornherein als Hybridmail verschickt. Im folgenden Beitrag möchten wir Ihnen die Vorzüge des digitalen Wandels erklären sowie die Vorteile der Postdigitalisierung.

Post digitalisieren – Daten und Fakten

In vielen deutschen Unternehmen ist der Briefkasten täglich überfüllt und es gehen mehrere Stunden für das Kuvertieren und verschicken von Briefsendungen drauf. Doch bereits jedes vierte Unternehmen nutzt den digitalen Wandel und setzt auf digitalen Schriftverkehr. Ganze 40 Prozent wollen sich in naher Zukunft darauf umstellen. Während es bereits 29 Prozent der größeren Firmen mit mehr als 500 Mitarbeitern gelungen ist, sich komplett auf das Post Digitalisieren umzustellen, sind es bei den kleineren (20 bis 99 Mitarbeiter) und mittelständischen (100 bis 499 Mitarbeiter) Unternehmen 23 Prozent und 26 Prozent. Die Unternehmensgröße spielt in Sachen Post digitalisieren jedoch keine Rolle, denn dies ist für jede Art von Firma geeignet und erleichtert den Arbeitsalltag größerer und kleinerer Firmen gleichermaßen.

Ein neuer Schritt in die Zukunft: Ihre Post digitalisieren

Briefe zu scannen und als digitale Dokumente aufzubewahren bzw. in dieser Form als Mail oder Ähnliches zu versenden, hat sich in deutschen Unternehmen fest durchgesetzt. Es ist zudem möglich, die Post zu digitalisieren bzw. digital erstellen zu lassen und trotzdem dafür zu sorgen, dass diese in handfester, konventioneller Briefform beim Empfänger landet. Die Lösung heisst: Outputmanagement.

Hierbei handelt es sich um eine webbasierte Portallösung, bei der eine Registrierung im Kundenportal Ihres Dienstleisters notwendig ist. Sie verfassen Ihre Ausgangspost wie gewohnt am Computer und können auch Dokumente und andere wichtige Post digitalisieren und diese über das Kundenportal an den Dienstleister versenden. Ihre Briefe sind bei der Übertragung natürlich verschlüsselt. Der Dienstleister kümmert sich dann um das Ausdrucken, die Kuvertierung, das Frankieren und stellt die Post an die Empfänger zu. Dieses Verfahren eignet sich für Sammelsendungen, wie beispielsweise Lohnabrechnungen, besonders gut.

Ihre Vorteile:

  • Einsparen von Kosten und Materialien
  • Schnell auf bestimmte Schreiben zugreifen
  • Übersichtliche Archivierung
  • Geeignet für eine Sammelsendung
  • Dienstleister mit höchsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards

Neben dem Outputmanagement gibt es auch das sogenannte Inputmanagement, bei dem externe Dienstleister Ihre handfeste Post digitalisieren und Ihnen auf PC oder Laptop zukommen lassen.

Post digitalisieren – Unser Fazit

Der digitale Wandel lässt vom alten Eisen bis hin zu neuem Start-Up keine Branche unberührt. Sehen Sie den digitalen Wandel als neue Chance. Ganz nach dem Motto ,,Embrace, don’t fight“, sollten Sie dies auf sich zukommen lassen. Schließlich vereinfacht dies das Leben in vielerlei Hinsicht: einfache und schnelle Kommunikation, Post digitalisieren können und so an Papierbergen sparen und vieles mehr. Sie merken, dass Ihre Arbeitsprozesse den aktuellen Anforderungen nicht mehr gerecht werden? Entscheiden auch Sie sich für digitale Methoden. Unser Unternehmen Postdienst.de ist auf das Drucken, Kuvertieren und Verschicken von Briefsendungen spezialisiert und freut sich, Ihnen unter die Arme greifen zu können und Ihre Arbeitsprozesse um ein Vielfaches zu optimieren.

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