Prozessoptimierung

Prozessoptimierung durch Outputmanagement

Firmen durchlaufen in den verschiedensten Abteilungen mehrere Prozesse, um das Geschäft zu betreiben und nach vorne zu bringen. Kein Wunder, dass viele Unternehmen dauerhaft darauf aus sind, ihre Arbeitsabläufe mit hervorragender Prozessoptimierung zu verbessern und somit beispielsweise Zeit und Kosten zu sparen. Besonders bei der Buchhaltung und anderen Büroangelegenheiten ist eine Prozessverbesserung äußerst sinnvoll. Wir von postdienst.de möchten Ihnen eine hilfreiche Methode vorstellen: das Outputmanagement.

Prozessoptimierung dank Outputmanagement

Das Versenden von Mails im Zuge des Outputmanagements ist die ideale Art, um Kunden, Interessenten, Mitarbeiter sowie Geschäftspartner mit notwendigen Dokumenten zu versorgen. Als professionelles Postdienstleistungsunternehmen haben wir dieses Angebot ebenfalls in unser Leistungsspektrum aufgenommen und möchten Ihnen diese innovative Art zur Prozessoptimierung genauer vorstellen.

Funktionsweise

Mit dem Outputmanagement sparen Sie Zeit, Kosten und Materialien. Beim Versenden von dieser Art von Mail handelt es sich um eine webbasierte Portallösung, die von speziellen Dienstleistern angeboten wird. Um diesen Dienst der Prozessoptimierung in Anspruch zu nehmen, müssen Sie sich in das dafür vorgesehene Portal registrieren. Meist erhalten Sie eine genaue Anleitung oder persönliche Hilfestellung. Wenn Sie im Portal angemeldet sind, können Sie Ihre Ausgangspost wie gewohnt am Computer verfassen, egal ob Lohnabrechnungen, Kundenwerbung oder wichtige Geschäftsbriefe. Versenden Sie die fertiggestellten Dokumente in den nötigen Formaten (bei uns .pdf oder .doc) an das Portal. Die Übertragung verläuft hochsicher, dank Verschlüsselung der Daten. Dritte können also die wichtigen, internen Daten Ihres Unternehmens nicht auslesen. Diese Art der Prozessoptimierung spart Ihnen also nicht nur einiges ein, sondern ist auch noch eine hochsichere Methode der Prozessverbesserung. Nachdem Ihre Dokumente eingegangen sind, übernimmt Ihr Dienstleister das Drucken, Kuvertieren und korrekte Frankieren der Post. Der Versand selbst findet dann meist durch ein gängiges Postunternehmen statt, wie z.B die Deutsche Post AG.

Besonderheiten der Prozessoptimierung

Ihr Briefe werden nach den im Portal hinterlegten Kriterien sortiert. Oftmals werden diese aus den Dokumenten herausgelesen, wie z.B. Name und Adresse des Empfängers. Sie können natürlich weiterhin Ihr eigenes Firmengeschäftspapier verwenden. Nach jedem Versand, erhalten Sie eine Versandbestätigung. So haben Sie immer im Auge welche Briefe bereits auf dem Weg zum Empfänger sind. Sie pflegen Kontakte mit Kunden und Partnern im Ausland? Für uns ist das kein Problem. Postdienst.de versendet die Briefe weltweit, sodass auch Sie von dieser Art der Prozessoptimierung profitieren können. Das Outputmanagement als Prozessoptimierung sorgt für eine enorme Verbesserung der Abläufe am Arbeitsplatz und bringt Ihnen zahlreiche Vorteile:

Quantitative Vorteile:

  • Einsparung von Druckkosten
  • Einsparung von Betriebskosten (Papier, Toner, Frankiermaschine)
  • Reduzierung der Lagerhaltungskosten
  • Reduzierung der Kosten für Hard- und software
  • Optimierung der Portokosten

Qualitative Vorteile:

  • Zentrale Dokumentenverwaltung
  • Einheitliches Erscheinungsbild (CI-konformes Layout)
  • Elektronische Archivierung des Outputs in der passenden Kundenakte
  • Fortschreibung in der CRM-Historie
  • Permanent stabile Druckqualität
  • Revisionssicherheit
  • Höhere Flexibilität in den Prozessen
  • Serien-Output mit individuellen Bestandteilen möglich
  • Steigerung der Kostentransparenz

Wenn auch Sie diese Art der Prozessoptimierung in Anspruch nehmen wollen, so würden wir uns freuen, wenn Sie uns kontaktieren. Gerne beraten wir Sie genauer dazu und beantworten offen gebliebene Fragen. Wir freuen uns, Ihnen weiterhelfen zu können.

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