papierloses buero

Tipps für ein papierloses Büro

Ein typischer Büroalltag: Es werden Briefe gedruckt, abgeschickt, schnell was gefaxt und der Schreibtisch quillt mit wichtigen Notizzetteln über. Die Büroarbeit ganz ohne Papier ist kaum vorstellbar. Oder doch? Wir kennen eine effiziente Lösung, um die Zettelwirtschaft zu vermeiden: ein papierloses Büro. Leichter gesagt als getan? Nicht unbedingt. Wir von Postdienst.de, Spezialisten für Postversand und Hybridmail, möchten Ihnen einige Tipps für das papierlose Büro mitgeben.

Was ist ein papierloses Büro genau? Wie der Name impliziert, verzichtet man beim papierlosen Büro voll und ganz auf die Nutzung von Papier. Sämtliche Texte werden digital verfasst und abgespeichert sowie vorhandene Dokumente eingescannt. Dabei ergeben sich neben dem Einsparen von Materialien noch andere Vorteile:

  • Produktiveres Arbeiten
  • Einsparen von Platz (Keiner Ordner und Mappen etc.)
  • Schneller sowie mobiler Zugriff auf Dokumente
  • Dateien können durch Passwörter geschützt werden
  • Digitale Bearbeitung möglich
  • Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit

Papierloses Büro – Unsere Tipps zur Umsetzung

Digitale Dokumente

Um ein papierloses Büro zu realisieren, sollten Sie schon bei der Erstellung von Dokumenten auf Papier verzichten. Tippen Sie Briefe, Protokolle sowie Notizen direkt in den PC oder Laptop ein und speichern Sie diese in den dafür vorgesehenen Ordnern.

Cloud oder Dropbox

DER Tipp für ein papierloses Büro: Die Nutzung einer Cloud oder Dropbox. Das Internet hat uns seit seiner Entstehung so manches erleichtert. Nutzen auch Sie die digitalen Möglichkeiten und speichern sowie sortieren Sie alle Dokumente online. Für einen bestimmten Betrag im Monat oder Jahr können Sie eine Cloud mit nahezu unbegrenztem Speicherplatz nutzen. Diese ist obendrein noch sicher. Ihre Dokumente können weder gelöscht noch ausgespäht werden. Zudem können Sie auch von unterwegs mobil Ihre Daten abrufen. Außerdem bleiben die Daten im Falle eines Stromausfalls oder defekter Geräte immer gespeichert. Ob sich eine Cloud oder die Dropbox besser für Ihr papierloses Büro eignet, können Sie ganz einfach selbst testen.

Dokumentenscanner

Um bereits vorhandene Dokumente zu digitalisieren, sollten Sie sich einen guten Dokumentenscanner anschaffen, der beispielsweise Dokumente mit Stempeln in höchster Qualität abspeichert. Bewahren Sie nur wichtige Dokumente in Papierform auf, die als Original beibehalten werden müssen. Für ein papierloses Büro mag das kontraproduktiv erscheinen, jedoch ist das bei bestimmten Dokumenten nötig, wie z.B. bei Urkunden oder Buchungsbelegen. Speichern Sie aus Sicherheitsgründen trotzdem Kopien dieser Schriftstücke in Ihrem Online-Speicher ab.

Papierloses Büro – Konsequent bleiben

Es ist verständlich, dass die Umstellung zu Beginn schwer fällt und man unbewusst in alte Muster zurückfällt: Unterlagen werden ausgedruckt, Briefe versendet und schnell handschriftliche Notizen verfasst. Wenn eine direkte Komplett-Umstellung auf ein papierloses Büro nicht gelingt, versuchen Sie dies nach und nach. Jede Aktion kann papierlos durchgeführt werden. Speichern Sie Dokumente stets als PDF-Datei und zwar so, dass Berechtigte diese, falls nötig, im Nachgang noch am PC oder Laptop bearbeiten können. Erstellen Sie digitale Signaturen, die die Glaubwürdigkeit und Gültigkeit Ihrer Dokumente bestätigen. Sie möchten selbst kein Papier nutzen, jedoch gerne bestimmte Dokumente als Briefe versenden, z.B. als Einschreiben? Nutzen Sie das Outputmanagement von uns! Hierbei verfassen Sie die Briefe am PC und fügen die Dateien in unser dafür vorgesehenes Portal ein. Wir übernehmen das Drucken, Frankieren und Kuvertieren der Briefe und senden sie an die Empfänger.

Unser Fazit für ein papierloses Büro

Das papierlose Büro ist die beste Möglichkeit, um die Zettelwirtschaft zu beenden und eine bessere Struktur in den Arbeitsalltag einzubringen. Sie sparen dadurch Material sowie Kosten ein und können direkt auf bestimmte Unterlagen zugreifen.

Wenn Sie nach weiteren Möglichkeiten suchen, um die Arbeitsprozesse in Ihrer Firma zu optimieren, dann haben wir noch weitere Tipps für Sie. Diese finden Sie auf unserer Website und in unserem Blog.

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