Digitales Dokumentenmanagement


Digitales Dokumentenmanagement

Die einfache Art Briefe zu versenden


Die Abwicklung der Korrespondenz in den heutigen Unternehmen befindet sich mitten im Wandel. Die Digitalisierung der Betriebe in den letzten 25 Jahren hat auch vor der Abwicklung der Post keinen Halt gemacht. In Zeiten, in denen Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle spielt und natürliche Ressourcen wie Papier sich zunehmend zu einem teuren Rohstoff entwickeln, wird die Digitalisierung zur optimalen Alternative.

Als logischen Schritt hat die Gast-Service GmbH ihr Konzept des Dokumentenmanagements entwickelt, das es ermöglicht, an Druckern, Papier, diversen Maschinen und Arbeitszeit im eigenen Unternehmen zu sparen. In einem ersten Schritt wird die Verarbeitung der Post außer Haus verlagert um zu einem späteren Zeitpunkt ganz auf Papier zu verzichten.

Wir haben Produkte wie das digitale Output-Management für die Ausgangspost, das digitale Input-Management für die Eingangspost und die digitale Archivierung als Back-Up-Lösung, maßgeschneidert und orientiert an den Bedürfnissen des Kunden, entwickelt. Des Weiteren bieten wir die Programmierung der digitalen Abbildung Ihrer individuellen Prozesse an um von Anfang an reibungslose, nachvollziehbare Abläufe zu gewährleisten.

Hierfür haben wir folgende Lösungen entwickelt:

  • Programmierung von Templates (Dokumentvorlagen)
  • Individuelle Standardisierung durch sogenanntes Composing: Digitale Daten-Dokumente (DDD)
Um Fehler bei der Erstellung von Dokumenten auszuschließen und eine reibungslose Weiterverarbeitung zu gewährleisten, werden von uns sogenannte Templates (Dokumentvorlagen) erstellt und programmiert, die dann im Zuge der individuellen Standardisierung durch Composing mit Ihren Daten aus der Datenbank aufbereitet werden. Darüber hinaus bietet Gast-Service zur Sicherung und Nachvollziehbarkeit Elektronische Archiv-Systeme (EAS) an, um den späteren Zugriff auf Abläufe und deren Dokumentation zu gewährleisten.

Hierfür haben wir folgende Lösungen entwickelt:

  • Individualisierung, Standardisierung und CI-Konformität
  • Prozessoptimierung, Qualitätssteigerung und damit Prozesskostensenkung
  • Senkung der Fixkosten

Wir sind Ihr flexibler Partner!


Was können wir für Sie tun?

Outputmanagement

Effizientere Gestaltung von Prozessen


Für die Nutzung des Kundenportals sowie die Erstellung Ihrer digitalen Dokumente benötigen Sie keine Umstellung Ihres Systems, noch muss eine spezielle Software angeschafft werden. Sämtliche digitale Aufbereitung erfolgt auf unseren hauseigenen Servern durch unsere Mitarbeiter. So wird Ihnen möglichst viel Arbeitsaufwand abgenommen.

Verfassen Sie Ihre Dokumente weiterhin an den gewohnten Texterstellungsprogrammen ohne diese anschließend sortieren zu müssen. Wir bündeln sämtliche Formate nach Ihren Wünschen ganz unabhängig von der ursprünglichen Anwendung. Beispielsweise legen wir Rechnungen aus der Buchhaltung mit den entsprechenden Lieferscheinen aus der Warenwirtschaft zusammen.

Ihre Kunden bekommen nicht mit, dass Sie eine externe Dokumentenaufbereitung in Anspruch nehmen. Wir drucken Ihre Briefe auf dem von Ihnen vorgegebenen Geschäftspapier und halten das Kuvert neutral oder frankieren es mit Ihrem Firmenlogo. Es ist so, als hätten Sie die Briefe selbst verschickt. Natürlich können wir Briefe für denselben Empfänger porto-optimiert bündeln und als einen Brief oder eine E-Mail versenden.

Das eignet sich hervorragend, wenn Sie beispielsweise ein Schreiben mit den dazugehörigen Belegen zusammen versenden möchten. Vereinfachen Sie jetzt Ihr Dokumentenmanagement mit einer unserer Outputmanagement-Lösungen, maßgeschneidert für Ihre Prozesse und Anforderungen.

Revolutionieren und optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit modernem Outputmanagement!

Outputmanagement

Ihre Fragen zum Outputmanagement


Ab welchem Post-Volumen lohnt sich das Outputmanagement?

Grundsätzlich lohnt sich das Outputmanagement immer, da Ihnen selbst bei einer geringen Anzahl an Briefen die Vorteile der Aufwand- und Kosteneinsparung zu Gute kommen. Die Frage sollte sich ein Unternehmen selbst stellen, ab wann es die meisten Vorteile bringt, wenn im Gesamtprozess das Outputmanagement greift. Wenn Sie eine Outputmanagement-Lösung einführen, sollten Sie darauf achten, dass der Prozess mit Ihren Unternehmenszielen im Einklang steht. Wir von postdienst.de beraten Sie ausführlich und erstellen eine passende, individuelle Lösung für Sie.

Wie genau werden durch das Outputmanagement Kosten eingespart?

Das Drucken und Versenden von Briefen kann auf Dauer richtig teuer werden, vor allem wenn es sich um große Mengen handelt. Durch professionelles Outputmanagement beträgt die Reduzierung Ihrer Kosten etwa 30%. Sie sparen zudem bei Neuanschaffungen und bei der Wartung & Pflege von eigenen Geräten wie Druckern oder Frankiermaschinen. Durch Portooptimierung und Konsolidierung geben wir die Ersparnisse des Portos direkt an Sie weiter. Sie erhalten alle Dienstleistungen aus einer Hand und auf einer Rechnung bei voller Kostentransparenz.

Müssen die Briefe zuvor sortiert werden?

Sie müssen sich keine Mühe machen, Dokumente zuvor nach Art zu sortieren und gebündelt an unser Portal zu versenden. Unser System erkennt die unterschiedlichen Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen, Serienbriefe und sortiert diese bereits vor dem Druck. Dies ermöglicht auch ein revisionssicheres Ablegen der Dokumente, Nachdrucke oder dem Versenden per Mail.

Warum sollte ich Postdienst.de für das Outputmanagement beauftragen?

Wir sind seit über 25 Jahren vertrauenswürdiger, kompetenter und flexibler Partner für Postdienstleistungen. Ihre Geschäftsdokumente werden nur auf unseren eigenen Servern gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben. Die Postversendung findet mit der deutschen Post AG statt, somit ist die Ankunft Ihrer Briefe gesichert. Sie haben Niederlassungen überall auf der Welt? Wir rufen Ihre Digital Mails weltweit ab und stellen diese auch weltweit zu. So entsteht kein Loch in der Kundenkommunikation und sie können das Outputmanagement voll und ganz ausnutzen. Bei uns bekommen Sie kein Outputmanagement von der Stange, sondern eine auf Ihr Unternehmen maßgeschneiderte Lösung.

Wie können wir Ihnen helfen?

Wir freuen uns auf Ihr Projekt!


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    Postdiesnt Kundenbetreuung

    Gast-Service GmbH

    089 / 321 995 - 0

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